home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / prl150.zip / MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-10-20  |  37KB  |  983 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8. Paper Route Ledger - Version 1.50
  9. Copyright (c) 1994,95  by BlueCollar Software
  10.  
  11.  
  12. Published exclusively by:
  13. RMH Computer Services
  14. PO Box 657
  15. Beech Grove IN 46107-0657
  16. 317-782-9903 (Voice)
  17. 317-784-2147 (FAX/BBS)
  18.  
  19.                          _______
  20.                     ____|__     |               (R)
  21.                  --|       |    |-------------------
  22.                    |   ____|__  |  Association of
  23.                    |  |       |_|  Shareware
  24.                    |__|   o   |    Professionals
  25.                  -----|   |   |---------------------
  26.                       |___|___|    MEMBER
  27.  
  28.  
  29. RMH Computer Services is a member of the Association of Shareware 
  30. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware 
  31. principle works for you. If you are unable to resolve a 
  32. shareware-related problem with an ASP member by contacting the member 
  33. directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you 
  34. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide 
  35. technical support for members' products.  Please write to the ASP 
  36. Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442-9427 USA, FAX 
  37. 616-788-2765 or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP 
  38. Ombudsman 70007,3536. 
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45. WARRANTY
  46. --------
  47. Neither BlueCollar Software nor RMH Computer Services make warranty of
  48. any kind, express or implied, including without limitation, any 
  49. warranties of merchantability and/or fitness for a particular purpose.
  50.  
  51. Neither BlueCollar Software nor RMH Computer Services shall be liable 
  52. for any damages, whether direct, indirect, special or consequential 
  53. arising from a failure of this program to operate in the manner 
  54. desired by the user. Neither BlueCollar Software nor RMH Computer 
  55. Services shall be liable for any damage to data or property which may 
  56. be caused directly or indirectly by use of the program.
  57.  
  58. IN NO EVENT WILL BLUECOLLAR SOFTWARE OR RMH COMPUTER SERVICES BE 
  59. LIABLE FOR ANY DAMAGES, INCLUDING ANY LOST PROFITS, LOST SAVINGS OR 
  60. OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF YOUR USE OR 
  61. INABILITY TO USE THE PROGRAM, OR FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY. 
  62.  
  63.  
  64.  
  65. LIMITATIONS
  66. -----------
  67. The shareware/evaluation version of the Paper Route Ledger program comes 
  68. with a 30-day usage license. The program is fully functional and not 
  69. limited in any way during that evaluation period. If you wish to continue 
  70. using the program beyond the 30-day evaluation period, you are legally 
  71. required to purchase a fully-licensed copy.
  72.  
  73. If you continue to use the shareware/evaluation version of the program 
  74. beyond the 30-day evaluation period, certain function limitations will be 
  75. implemented at specific intervals. After 15 days of unlicensed usage (15 
  76. days beyond the 30-day evaluation period), the registration reminder 
  77. screens will change, but all program features will continue to function. 
  78. After 60 days of unlicensed usage (60 days beyond the 30-day evaluation 
  79. period), the printing functions will be disabled. And after 150 days of 
  80. unlicensed usage (150 days beyond the 30-day evaluation period), all 
  81. program features will be disabled.
  82.  
  83. We believe that 30 days is an adequate amount of time for a user to 
  84. evaluate this product. However, if for some reason you need additional time 
  85. to preform a full evaluation of this product, please contact us at 
  86. 317-782-9903 and we will provide you with an extension to the evaluation 
  87. period.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.                           TABLE OF CONTENTS
  93.  
  94.  
  95.  
  96. Welcome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  97. Quick Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  98. File Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  99.   Customer List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  100.   Street Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  101.   Delivery Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  102.   Business History  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  103. Money Management  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  104.   Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  105.   Tips Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  106.   Income from Newspaper Office  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  107.   Payments to Newspaper Office  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  108. Printed Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  109.   Customer List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  110.   Collection List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  111.   Business History  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  112. Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  113.   Sort Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  114.   Color Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  115.   Renumber Delivery Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  116.   User's Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  117.   Registration Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  118. Hot Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  119.   F1 - Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  120.   F2 - Help Topics  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  121.   F3 - Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  122.   F4 - Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  123.   F5 - Change Weekly/Monthly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  124.   F10 - Change Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  125. Ordering Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  126. Product Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  1
  132. ======================================================================
  133.  
  134.  
  135.              ***** Welcome to "Paper Route Ledger" *****
  136.  
  137. This program was designed to keep track of bookkeeping needs for your 
  138. newspaper delivery route.
  139.  
  140. Three major things to remember:
  141.  
  142.      [INS]   The insert key will add a record.
  143.      [ENTER] The Enter key will edit a record.
  144.      [DEL]   The delete key will delete a record.
  145.  
  146. Other stuff:
  147.  
  148.      Press [ESC] to exit any screen or keep pressing [ESC] to exit 
  149.      the program.
  150.  
  151.      Press [F1] or [F2] for Help inside the program.
  152.  
  153. I hope you enjoy and use "Paper Route Ledger".  And Have Fun! That's 
  154. important too!
  155.  
  156.  
  157. QUICK START
  158. -----------
  159. When the program is first executed, you will be asked to select either 
  160. "Weekly" or "Monthly" for the basis of your collection schedules. This 
  161. option will only appear during the first execution of the program. However, 
  162. you can later modify this setting by pressing the [F5] HotKey.
  163.  
  164.   Select whether you will be collecting on a monthly or weekly basis.
  165.   If you collect each month, and the rates are the same every month,
  166.   select monthly.
  167.  
  168.   If you collect once a month, but collect for four weeks in some
  169.   months, and collect for five weeks in other months, then you should 
  170.   select the "weekly" option.
  171.  
  172. Once you've made your initial selection of Weekly/Monthly, make all the 
  173. entries to your 'Customer List'.  Use the [F1] key for help in the fields 
  174. you're not sure about, it will bring up a help screen explaining each 
  175. entry.  Be sure to look at the 'help screen' for "Street Name" and 
  176. "Delivery Type", there is useful info in them to make your data entries 
  177. easier.  Leave the 'Paid Up To' date field blank when you make your 
  178. entries, the program will place the dates there later.
  179.  
  180. After you have entered all your customers, go to "Money Management" menu, 
  181. select 'Collections' and 'Make a New List'.  When you select the "Make New 
  182. Collection List" option, you will be asked to type in the number of weeks 
  183. (or months) for this collection list. 
  184.  
  185.  
  186.  
  187. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  2
  188. ======================================================================
  189.  
  190.  
  191. Following that, you will be asked to enter the date you will be collecting 
  192. for. The 'Week Ending' date is based on the 'Business History', and since 
  193. you don't have one yet, the date will show "00/00/00".  Type in the "Week 
  194. Ending" date that you want for your initial collection cycle. After the 
  195. first time, the program will provide a "default" date, which you can either 
  196. 'Accept' or modify with another date.
  197.  
  198. The program will make a 'Collection' list for you.
  199.  
  200. Go to the "Print Reports" menu option, select "Collection List" to 
  201. print out the new list.
  202.  
  203. After you have made your weekly collections, go to the "Money 
  204. Management" menu, select "Collections" and then select 'Edit the 
  205. present list'.  You will see what is called a 'Browse Screen'.  Use 
  206. the [UP ARROW] and [DOWN ARROW] to select the customers who have paid. 
  207. Highlight each customer and press [ENTER].  You will see a big arrow 
  208. "==>" pointing to "Paid?".  Press [ENTER] again to open the field for 
  209. data entry.  
  210.  
  211. If they've paid, use the [DOWN ARROW] to select "Yes" (or type Y) and 
  212. press [ENTER].  If they've paid for one week only, press [ESC] and 
  213. 'Accept' your entry. If they've paid more than one week, move the big 
  214. arrow to "Amount Paid" and type in the payment, then to "Paid To" and 
  215. type in the date, before you press [ESC] and "accept".
  216.  
  217. After you have finished collecting for the week, 'Make a New List'. 
  218. The date will be "00/00/00" for the last time, this time the program 
  219. will add a line to you "Business History" file.  So this time type in 
  220. the date, seven days later than the date you entered the first time. 
  221. (The next time you do this the correct date will appear in the "Week 
  222. Ending" field.)
  223.  
  224.           =================================================
  225.                          FILE MANAGEMENT
  226.           =================================================
  227.  
  228. This option will allow you to maintain all the data necessary for each 
  229. of your customers.
  230.  
  231. Use the [DOWN ARROW] to make a selection of the file you want to 
  232. access.  Or use the [RIGHT ARROW] or [LEFT ARROW] keys to move across 
  233. the top of the menu.
  234.  
  235. The [ESC] key is used to "back out" of the screen you are presently 
  236. using.  If pressed here, you will be asked if you want to exit the 
  237. program.  If you select 'Yes', you're back to DOS.  'No' leaves you 
  238. where you are.
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  3
  244. ======================================================================
  245.  
  246.  
  247. -------------
  248. CUSTOMER LIST
  249. -------------
  250.  
  251. This option will allow you to keep a list of all your customers.
  252.  
  253.      Delivery #
  254.      ----------
  255.  
  256.      Begin with the number '1' when you start adding to this list. 
  257.      The next customer will be '2', then '3', etc.  This is the field 
  258.      that will be used to determine the delivery "order" when you 
  259.      deliver your papers.  (It can come in very handy when you ask a 
  260.      substitute to take over the route for a few days.)
  261.  
  262.  
  263.      **** IMPORTANT ****
  264.  
  265.      After you have made up your list and want to add a new customer, 
  266.      search through the "Browse Screen" to decide where you want the 
  267.      new customer to be placed.  Remember the "Number", press the 
  268.      [INS] key to add a new record.  Type in the "Number" you 
  269.      remembered.  Then add the rest of the information. This record 
  270.      will be placed after the previous customer with the same number. 
  271.      So you'll now have two customers with the same "Number". That's 
  272.      not a problem, but if you want to re-sort your customers, select 
  273.      "Re-Sort Numbers".  It will reassign all your customers a new 
  274.      "Number", in the order you chose.  You can also rearrange your 
  275.      route's delivery in this way.
  276.  
  277.  
  278.      Street Number
  279.      -------------
  280.      Type in the street number.
  281.  
  282.  
  283.      Street Name
  284.      -----------
  285.      Type in the street name.  A database will be maintained to list 
  286.      all the street names on your route, so you won't need to type 
  287.      this field in every time.
  288.  
  289.      The first time you enter a street name, the screen will say "Not 
  290.      on file, add it?".  Answer 'Yes' to add it to your list.  Then 
  291.      check the spelling.  If it's OK, press [ENTER].  After you have 
  292.      added a street name to the list, you can press [ENTER] in the 
  293.      BLANK field to bring up a list of street names available.  Use 
  294.      the [ARROW] keys to locate the street you want, highlight it 
  295.      and press [ENTER].  The street will be inserted into the field 
  296.      for that customer. This way, you don't have to type it in each
  297.      time, and the spelling will always be the same.
  298.  
  299.  
  300.  
  301. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  4
  302. ======================================================================
  303.  
  304.  
  305.      Apartment Number
  306.      ----------------
  307.      Enter the apartment number, if applicable.
  308.  
  309.  
  310.      Customer's Name
  311.      ---------------
  312.      Enter the name of this customer.
  313.  
  314.  
  315.      Delivery Type
  316.      -------------
  317.      Enter the type of delivery.  A database for this field will be 
  318.      maintained to keep track of the available delivery types; that 
  319.      is, 'All Week', 'Sunday Only', 'Sunday Excluded', 'Weekends 
  320.      Only', etc. You can put in any combination of days that you want, 
  321.      and you will be able to maintain this database.  
  322.  
  323.  
  324.      If you type in something that is not already listed, you will 
  325.      see a pop-up that says "Not on file Add it?".  Select "Yes" and 
  326.      add it to your list.  A window will appear.  Check the spelling 
  327.      of your entry, and press [ENTER].  Then, if this is the first 
  328.      time you made this entry, type in the charge for this 'Delivery 
  329.      Type'.
  330.  
  331.      If you have already established a database of Delivery Types for 
  332.      this field, you can simply press [ENTER] in the blank field to 
  333.      bring up the list. Then, you can simply select the type of 
  334.      delivery you wish for that entry, and press [ENTER]. The data 
  335.      will be automatically entered into the record you are adding.
  336.  
  337.  
  338.      Cost
  339.      ----
  340.      This is the delivery cost for the type of delivery.  It will be 
  341.      added automatically for you, depending on the type of delivery 
  342.      you specified.  If it is correct, just press [ENTER].
  343.  
  344.  
  345.      Payment Method
  346.      --------------
  347.      Select the method in which this customer pays.  If you choose 
  348.      "Subscription", the customer will not appear on you collection 
  349.      list.  Your collection list will only print "Collect" entries.
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  5
  355. ======================================================================
  356.  
  357.  
  358.      Paid To
  359.      -------
  360.      This field will show if the customer is paid ahead.  It will be 
  361.      updated each time you make make an entry in the "Collections" 
  362.      database.  You may also edit this field in this screen, however 
  363.      it is not necessary to do this.  The program will do it for you
  364.      automatically.  If the customer pays by subscription, this field 
  365.      will always remain blank, and you will not be able to edit it.
  366.  
  367.      Comments
  368.      --------
  369.      Enter comments pertaining to this customer.  That is, wants paper 
  370.      in mailbox, collect Saturday only, etc. - anything that you might
  371.      need to remember, or anything that you might need to tell your
  372.      substitute.
  373.  
  374.  
  375. ------------
  376. STREET NAMES
  377. ------------
  378.  
  379. This menu option will allow you to add new Street Names to the 
  380. database, or to edit the existing ones. See the explanation above for 
  381. details of this field.
  382.  
  383.  
  384. -------------
  385. DELIVERY TYPE
  386. -------------
  387.  
  388. This menu option will allow you to add new Delivery types and costs to 
  389. the database, or to edit the existing ones. See the explanation above 
  390. for details of this field.
  391.  
  392.  
  393. ----------------
  394. BUSINESS HISTORY
  395. ----------------
  396.  
  397. You will not be able to modify this file.  It will be maintained 
  398. automatically from the other databases.  It will show the complete 
  399. history of your paper route business.  You can print this all out from 
  400. the "Reports Menu".
  401.  
  402.  
  403.           =================================================
  404.                          MONEY MANAGEMENT
  405.           =================================================
  406.  
  407. This option will track collections, the payments to the office, tips, 
  408. etc.
  409.  
  410.  
  411.  
  412. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  6
  413. ======================================================================
  414.  
  415.  
  416. -----------
  417. COLLECTIONS
  418. -----------
  419.  
  420. Select this option to make a new collection list or to edit an 
  421. existing one. You should only make a "new" list when you are ready to close 
  422. out a billing cycle and begin a new one. In other words, you don't need to 
  423. make a new collection list each time you want to add new payments.
  424.  
  425.      Paid
  426.      ----
  427.      If this customer has paid for the week, select "Yes" and press 
  428.      [ENTER].
  429.  
  430.  
  431.      Paid To
  432.      -------
  433.      This field will keep track of when the next collection is due. 
  434.      The date you see will be one week ahead.  If this is correct, 
  435.      then you don't need to enter anything here.  But if the customer 
  436.      has paid ahead, move the arrow to this field and press [ENTER].  
  437.      Type in the date they are paid up to.  You can use the [F3] key 
  438.      to bring up a calendar to help you out.  The date you enter here 
  439.      will be sent to the "Customer" database, and be used to create 
  440.      your next collection list.  If they are paid ahead, they will not 
  441.      be on the Collections list until a payment is again due.
  442.  
  443.  
  444.      Amount Paid
  445.      -----------
  446.      Enter the amount the customer paid.
  447.  
  448.  
  449.      Comments
  450.      --------
  451.      Enter comments pertaining to this customer.  That is, wants 
  452.      paper in mailbox, collect Saturday only, etc.
  453.  
  454.  
  455. ----------------------------------------------------
  456. TIPS RECEIVED, INCOME FROM OFFICE, PAYMENT TO OFFICE
  457. ----------------------------------------------------
  458.  
  459. These three menu options all work in the same manner.
  460.  
  461. None will accept entry until your "Business History" file has been 
  462. initiated.  (The "Business History" file will be initiated the second 
  463. time you 'Make a New List' in the "Collections" option.
  464.  
  465. You can add and delete records, but you can't edit an existing record.  
  466. If you make a mistake, just [DEL] the record and use the [INS] key to 
  467. add a new one.
  468.  
  469.  
  470.  
  471. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  7
  472. ======================================================================
  473.  
  474.  
  475. *** IMPORTANT *** 
  476.  
  477. You must have finished collecting for the week, and made a new 
  478. 'collection' list.  This will enable you to keep your income and 
  479. payments in order.  If you haven't made the new list, you will be not 
  480. be able to make a new one here.  You must exit this procedure, go to 
  481. "Collections" and generate a new 'list'.
  482.  
  483.  
  484. Week Ending
  485. -----------
  486. Press [ENTER] in the blank date field.  This will bring up a browse 
  487. screen with all the dates in the 'History' file.  You will be placed 
  488. at the top of this list.  That should be the date you want to select.  
  489. It is the date for the current week. Press [ENTER], the date will 
  490. automatically be inserted in the "Week Ending" date field. If you want 
  491. to change or add to another "Week Ending" date in the History 
  492. database, use the [DOWN ARROW] to get to it.  
  493.  
  494.  
  495. Tips Received, Income from Office, or Payment to Office
  496. -------------------------------------------------------
  497. Enter the tip you received, the amount of income you received from the 
  498. office, or the amount of payment you made to the office for this week.
  499.  
  500.  
  501.           =================================================
  502.                           PRINTED REPORTS
  503.           =================================================
  504.  
  505. This option will allow you to print out any of the pre-defined reports 
  506. in your program.
  507.  
  508.  
  509. -------------
  510. CUSTOMER LIST
  511. -------------
  512.  
  513. View or print a Customer List.
  514.  
  515.  
  516. ---------------
  517. COLLECTION LIST
  518. ---------------
  519.  
  520. View or print a collection list.
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  8
  526. ======================================================================
  527.  
  528.  
  529. ----------------
  530. BUSINESS HISTORY
  531. ----------------
  532.  
  533. View or print your business history.
  534.  
  535.  
  536.      Starting Date
  537.      -------------
  538.      Enter the starting date of the range you want to look at. For 
  539.      example, if you wanted to know how much you spend in 1993, you 
  540.      would enter 01/01/93 in the Starting Date, and 12/31/93 in the 
  541.      Ending Date.  The report would then calculate everything between 
  542.      those two dates.
  543.  
  544.  
  545.      Ending Date
  546.      -----------
  547.      Enter the ending date of the range you want to look at. For 
  548.      example, if you wanted to know how much you spend in 1993, you 
  549.      would enter 01/01/93 in the Starting Date, and 12/31/93 in the 
  550.      Ending Date.  The report would then calculate everything between 
  551.      those two dates.
  552.  
  553.  
  554.           =================================================
  555.                              UTILITIES
  556.           =================================================
  557.  
  558.  
  559. ----------
  560. SORT FILES
  561. ----------
  562.  
  563. This menu option packs and re-indexes all files in the system. It is 
  564. recommended that you perform this action occasionally, as it will help 
  565. the program to access your databases faster.
  566.  
  567. ---------------
  568. COLOR SELECTION
  569. ---------------
  570.  
  571. If you are using a color or composite monitor, this utility will let 
  572. you change the color settings for the screens.  You can also specify 
  573. whether you want windows to explode and implode. Press [ENTER] on this 
  574. selection and a screen with various color combinations will appear.  
  575.  
  576. Selecting different colors for your program is simple.  First, move 
  577. the edit arrow next to the area you want to re-set the colors for 
  578. (GRAPHICS, DATA FIELDS, ENHANCED, or SCREEN TEXT), then press [ENTER].  
  579.  
  580.  
  581.  
  582. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page  9
  583. ======================================================================
  584.  
  585.  
  586. Using the arrow keys to select a color combination, move the edit 
  587. arrow to the left of the color you want to select, then press [ENTER] 
  588. again.  A sample of the color combination will appear in the field for 
  589. which it has been chosen.
  590.  
  591.  
  592. Graphics
  593. --------
  594. Graphics characters include menu boxes and screen borders.
  595.  
  596.  
  597. Data Fields
  598. -----------
  599. Data fields are the regions of data input (reverses video region).  
  600. For example, a data field has a field length of 10, 10 spaces of the 
  601. color selected here will appear on the screen.  It is in these 10 
  602. spaces that you will make your entries.
  603.  
  604.  
  605. Enhanced
  606. --------
  607. This changes the colors of the SELECTED menu choices and other 
  608. highlight bar options.
  609.  
  610.  
  611. Screen Text
  612. -----------
  613. All text displayed on the screen will use this color combination.
  614.  
  615.  
  616. Exploding Windows
  617. -----------------
  618. This is a YES/NO option.  It is used to determine whether or not your 
  619. application will have windows that explode onto the screen or sneak 
  620. into view.
  621.  
  622.  
  623. -----------------------
  624. RENUMBER DELIVERY ORDER
  625. -----------------------
  626.  
  627. If you have deleted "Delivery Numbers", or have more than one of the 
  628. same "Delivery Numbers" because of adding ne customers, this option 
  629. will renumber them.
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 10
  635. ======================================================================
  636.  
  637. -------------
  638. USER'S MANUAL
  639. -------------
  640.  
  641. This option will allow you to view the manual on the screen or print 
  642. it out.  When printing the manual, it is best to use tractor feed 
  643. paper.
  644.  
  645.  
  646. ----------
  647. ORDER FORM
  648. ----------
  649.  
  650. This option will allow you to view the order form or print it out.
  651.  
  652.  
  653.           =================================================
  654.                               HOT KEYS
  655.           =================================================
  656.  
  657. There are various "Hot Keys" available, which are active throughout 
  658. the program. Pressing any of these Hot Keys will activate the feature, 
  659. and it will "pop up" over the current screen.
  660.  
  661.  
  662. ---------
  663. F1 - HELP
  664. ---------
  665.  
  666. Pressing [F1] will bring up a Help window corresponding to the field 
  667. that you are currently in.
  668.  
  669.  
  670. ----------------
  671. F2 - HELP TOPICS
  672. ----------------
  673.  
  674. Pressing [F2] will bring up a scrollable listing of all the various 
  675. Help Topics. You can scroll through the list using the Up and Down 
  676. Arrow keys, and then press [ENTER] on the selected topic for detailed 
  677. Help.
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 11
  683. ======================================================================
  684.  
  685. -----------------
  686. F3 - APPOINTMENTS
  687. -----------------
  688.  
  689. This is a multi-user calendar with an appointment tracker. You can 
  690. point and shoot at any date and add, edit, and delete appointments for 
  691. that date.  You may also print and delete appointments for any range 
  692. of dates.  More advanced featured allow you to add periodically 
  693. recurring appointments, and to view days and weeks at a glance to 
  694. determine when you have free time to schedule an appointment.
  695.  
  696. When you first enter the calendar, the current month will be displayed 
  697. along with the first two weeks of the following month.  The current 
  698. day will blink, and holidays will be in red (on color monitors).  If 
  699. there are any appointments for the current day, the first seven will 
  700. be displayed in a window at the bottom of the screen. Other days that 
  701. have appointments will be displayed in reverse video on the calendar. 
  702.  
  703.  
  704.     ACTIVE KEYS             ACTION
  705.     --------------------------------------------------------------
  706.     [Left Arrow]            Go backward one day
  707.     [Right Arrow]           Go forward one day
  708.     [Up Arrow]              Go backward one week
  709.     [Down Arrow]            Go forward one week
  710.     [PgUp]                  Go back one month
  711.     [PgDown]                Go forward one month
  712.     [HOME]                  Jump to first day of month
  713.     [END]                   Jump to last day of month
  714.     [ENTER]                 Add/Edit/View appointments
  715.     [P]                     Print appointments
  716.     [D]                     Delete appointments
  717.     [T]                     Daily time block
  718.     [W]                     Weekly time blocks
  719.     [C]                     Jump to current date (system)
  720.     [S]                     Search for text in either description 
  721.                             or notes of an appointment.
  722.     [ESC]                   Exit calendar
  723.                                                                                 
  724.  
  725. Adding/Editing/Viewing Appointments
  726. -----------------------------------
  727. Use the navigation keys to move to the desired date, the press 
  728. [ENTER]. A browse window will appear near the bottom of the screen 
  729. showing the time and description for all appointments.  If there are 
  730. no appointments for that date, you will automatically be placed in the 
  731. Add mode.  The following options are available at this point:
  732.  
  733.  
  734.  
  735.  
  736. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 12
  737. ======================================================================
  738.  
  739.  
  740.    [A]            Add new appointments
  741.    [E]            Edit highlighted appointment
  742.    [D]            Delete highlighted appointment
  743.    [M]            Move highlighted appointment
  744.    [R]            Recurring appointment
  745.    [N]            edit Notes for highlighted appointment
  746.    [ESC]          Exit calendar
  747.  
  748. To add a new appointment press [A].  Enter the user ID (This is who 
  749. the appointment is for, not who it is with), along with the starting 
  750. and ending time and a brief description of the appointment.
  751.  
  752.  
  753. *** NOTE ***
  754.  
  755. The TIME is a twenty-four hour clock.  3:00 PM would be 15:00, 9:00 AM 
  756. would be 09:00 (You have to add the preceding '0' before 9:00.
  757.  
  758. The ending time cannot be earlier than the starting time. In addition, 
  759. if you try to enter an appointment that creates a time conflict with 
  760. an already existing appointment, you will get an error message to that 
  761. effect.  Press [CTRL]-[W] to save the new appointment or [ESC] to exit 
  762. without saving.
  763.  
  764.  
  765. To edit a highlighted appointment, press [E].  Make your changes, but 
  766. the same rules apply from the Add mode.  Press [CTRL]-[W] to save the 
  767. new appointment or [ESC] to exit without saving.
  768.  
  769. To delete a highlighted appointment, press [D].  You will be asked to 
  770. confirm your request, respond by pressing [Y]es or [N]o.
  771.  
  772. You may move appointments from one day to another by pressing [M].  A 
  773. window will appear and ask you for the new date for this appointment.
  774.  
  775. To add a recurring date, press [R].  Follow the same steps as when 
  776. adding a single appointment.  After you press [CTRL]-[W], you will be 
  777. given the following options:
  778.  
  779.     i             Every day of the week (Mon, Tues, etc.)
  780.     ii            Every other day of week
  781.     iii           Every...day of the month (1st, etc.)
  782.     iv            Every day
  783.     v             Every...day-of-week (e.g. 3rd Monday, etc.)
  784.     vi            Every weekday
  785.  
  786.         Highlight the desired option and press [ENTER].
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 13
  792. ======================================================================
  793.  
  794.  
  795. To add or edit notes for the highlighted appointment, press [N].  A 
  796. window will open below the appointment window, into which you may type 
  797. away to your heart's content. Press [CTRL]-[W] to save your edits, or 
  798. [ESC] to exit without saving. Appointments that have notes attached to 
  799. them will have a checkmark displayed to the right of the description.
  800.  
  801. To exit back to the calendar, press [ESC].
  802.  
  803.  
  804. Printing Appointments
  805. ---------------------
  806. To print an appointment, press [P].  You then have the option of 
  807. printing for the current week, or for a range of dates. If you print 
  808. for a week, you will be asked for a specific user ID (or "ALL" if you 
  809. print for all users).  If you print for a range of dates, you will be 
  810. prompted to enter the starting and ending dates. If there are no 
  811. appointments in that range, you will be informed. Otherwise, you will 
  812. be asked if you want to include the Notes.
  813.  
  814.  
  815. Deleting Appointments
  816. ---------------------
  817. To delete all appointments for a range of dates, press [D].  You will 
  818. be asked to enter the starting and ending dates. The number of 
  819. effected appointments will be displayed, and you will be asked to 
  820. confirm your request.  Press [Y]es, if you want to delete them, or 
  821. [N]o, if you chicken out.
  822.  
  823.  
  824. Time Blocks--Daily
  825. ------------------
  826. As previously mentioned, when you are in the calendar and appointments 
  827. exist for the current date, they will be displayed in a window near 
  828. the bottom of the screen.  However, let's say your in a hurry and need 
  829. to know what times are available during the day. Press [T].  A graph 
  830. showing available and used time blocks will be displayed.  The graph 
  831. starts at 06:00 and ends at 22:00.  Each block represents a fifteen 
  832. minute interval.  There will be one row for each person who has an 
  833. appointment on this date.
  834.  
  835.  
  836. Time Blocks--Weekly
  837. -------------------
  838. Weekly time blocks are similar to daily time blocks, but not as 
  839. detailed.  When you press [W], you will be presented with a daily 
  840. breakdown of appointments for the current week.  In this display, each 
  841. daily graph begins at 06:00 and ends at 17:00, and each block 
  842. represents an interval of one hour.
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 14
  848. ======================================================================
  849.  
  850.  
  851. ---------------
  852. F4 - CALCULATOR
  853. ---------------
  854.  
  855. This HotKey will pop up a calculator.
  856.  
  857.     ACTIVE KEYS       ACTION
  858.     ------------------------------------------------------------
  859.        [+]            Addition
  860.        [-]            Subtraction
  861.        [*]            Multiplication
  862.        [/]            Division
  863.        [^]            Exponentiation
  864.        [%]            Percentage
  865.        [C]            Clear current total
  866.        [E]            Clear current entry
  867.        [D]            Change number of decimals displayed
  868.        [R]            Round to specific number of decimals
  869.        [P]            Print (adding machine mode)
  870.        [M]            Memory operations (see "Memory Functions")
  871.        [=]            Process operation
  872.        [Enter]        Process operation
  873.        [Backspace]    Erase last digit entered
  874.        [Esc]          Exit Calculator
  875.  
  876.  
  877. Memory Functions
  878. ----------------
  879. To access the Memory Functions, press [M].
  880.  
  881.      ACTIVE KEYS:      ACTION:
  882.      -----------------------------------------------------
  883.         [R]            Recall number stored in memory
  884.         [C]            Clear memory (reset to zero)
  885.         [+]            Add current number to memory
  886.         [-]            Subtract current number from memory
  887.         [*]            Multiply memory by current number
  888.         [/]            Divide memory by current number
  889.  
  890.  
  891. Print--Adding Machine Mode
  892. --------------------------
  893. By pressing [P] for print, the calculator emulates an adding machine.  
  894. This will be noted by a small 'P' next to the numbers window.  Each 
  895. calculation will be sent to the printer (if it is on- line).  After 
  896. all, if you've invested several thousands of dollars in PC hardware 
  897. and software, why spend more for a ten-digit adding machine?  Press 
  898. [P] again to toggle adding machine mode off.
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 15
  904. ======================================================================
  905.  
  906.  
  907. ---------------------------------
  908. F5  - CHANGE WEEKLY/MONTHLY CYCLE
  909. ---------------------------------
  910. Pressing the [F5] key will allow you to change the billing cycle between 
  911. Weekly or Monthly.
  912.  
  913.  
  914. ---------------------
  915. F10 - CHANGE INDEXING
  916. ---------------------
  917.  
  918. In any browse screen you may choose a different way to index that 
  919. particular file by pressing [F10]. Use the arrow keys to select the 
  920. desired index and press [ENTER]. The browse screen will sort the files
  921. the way you tell it to.
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926. Paper Route Ledger - Ver 1.5                                   Page 16
  927. ======================================================================
  928.  
  929.  
  930.          =================================================
  931.                         ORDERING INFORMATION
  932.          =================================================
  933.  
  934. To register your copy of Paper Route Ledger, you can mail a check or money 
  935. order directly to us.  Simply print a copy of the registration for, which 
  936. is supplied in the file ORDER.TXT. This form may be printed from within the 
  937. program by selecting the "Registration Form" option from the UTILITIES 
  938. pull-down menu.  Alternately, you can print it directly from the DOS 
  939. command line by issuing the following command:
  940.  
  941.      COPY ORDER.TXT PRN
  942.  
  943. Then, just fill it out and mail it any your payment to the address 
  944. shown on the form.
  945.  
  946.  
  947. CREDIT CARD PAYMENTS:
  948. --------------------- 
  949. You can also register your copy of Paper Route Ledger using your 
  950. credit card (VISA/MasterCard only) by calling 317-782-9903.
  951.  
  952.  
  953.           =================================================
  954.                            PRODUCT SUPPORT
  955.           =================================================
  956.  
  957. Registered users are entitled to full product support via mail or 
  958. telephone for a period of not less than 90 days.  Support may also be 
  959. obtained via Compuserve email, and other electronic services.  If 
  960. technical problems in the software are discovered within 90 days of 
  961. registration, RMH Computer Services will, at their option, either 
  962. provide a workable solution to the problem or a refund of the 
  963. registration cost.  After the initial 90 days, RMH Computer Services 
  964. is only obligated to make reasonable effort to supply a revised copy 
  965. of the software.
  966.  
  967. Support for unregistered users will be available in regards to product 
  968. installation and basic program operation.
  969.  
  970. Support via mail is available at RMH Computer Services, PO Box 657, 
  971. Beech Grove IN 46107-0657 USA.  Telephone support is available at 
  972. 317-782-9903 between the hours of 08:00am - 06:00pm EST.  Email 
  973. support is also available via our BBS at 317-784-2147 24hrs/day (*). 
  974. You may also direct email to Richard Holler via Compuserve 
  975. [73567,1547], INTERNET:73567.1547@compuserve.com, FidoNet NetMail 
  976. 1:231/290, and RIME private/routed email ->5056.
  977.  
  978. (*) When logging on to the BBS, using the name RMH COMPUTER, and a 
  979. password of SERVICES will take you directly to the RMH Computer 
  980. Services support/distribution area, and will bypass all of the 1st 
  981. time caller questionnaires.
  982.  
  983.